Herramientas para trabajar en equipo de forma remota 👩🏻💻🧑🏻💻
La tecnología nos permite trabajar desde dónde queramos. Podemos iniciar sesión en computadoras desde una oficina en casa o una cafetería en cualquier parte del mundo, siempre que tengamos una conexión a Internet.
Y, a pesar de cierta resistencia a un nuevo modo de trabajo donde los equipos se distribuyen, más empresas están optando por salir de una oficina central tradicional y están construyendo equipos remotos.
Veamos algunas herramientas por categorías que pueden ayudarte a tu o a tu equipo a trabajar mejor de forma remota.
COMUNICACIÓN:
1️⃣ CON TU EQUIPO 🧑🏻💻👩🏻💻👩💻🧑🏽💻
Hay dos formas de comunicación que los equipos remotos deben conocer: comunicación asíncrona y sincrónica.👉 La comunicación sincrónica: Incluye todas las formas de comunicación que ocurren en tiempo real; las respuestas ocurren de inmediato.👉 La comunicación asincrónica: Incluye todas las formas de comunicación que no ocurren en tiempo real; las respuestas pueden ocurrir de manera intermitente.
Para los creativos lo ideal es una comunicación asincrónica ya que no interrumpe constantemente la concentración y foco. 💡
▪️ SLAK
Es la aplicación estándar en prácticamente todas las empresas que tenían que coordinar equipos y trabajadores de forma remota (o incluso presencial).
Slack tiene la capacidad de crear grupos, compartir archivos, bots que ayuden a organizar tareas más recurrentes y básicas durante el teletrabajo.
👉 https://slack.com/intl/es-ar/
▪️ TEAMS
Es una aplicación similar a Slack para comunicación general y gestión de equipos, que se ha hecho un hueco rápidamente por una sencilla razón: está integrada con Office 365 y muchas empresas dependen mucho de las aplicaciones de Microsoft.
👉 https://www.microsoft.com/es-ar/microsoft-teams/
▪️ TWIST
En un equipo puede haber cientos de conversaciones sucediendo a la vez, distribuidas en bandejas de correo o mezcladas en chats grupales.Las personas tienen el tiempo y el espacio para leer un tema, meditarlo y responder más reflexivamente después.Esta Empresa promete una mejor comunicación asincrónica entre equipos.
2️⃣ CON TUS CLIENTES 🧑🏻👩🏻
Aquí voy a contar mi experiencia, por supuesto no debe ser la única solución pero es la que por lo menos a nosotros nos funcionó.
▪️ CORREO ELECTRÓNICO
Emails para enviar presupuestos, facturas, eso no cambió.
▪️ ZOOM
Reemplazar reuniones presenciales por Zoom, compartiendo pantalla y grabando la reunión para no olvidar nada.
▪️ NOTION
Es una aplicación que proporciona componentes como notas, bases de datos, tableros kanban, wikis, calendarios y recordatorios.
Mediante un link compartes una pagina completa donde puedes añadir textos, información, renders, planos, adjuntos, lo que se te ocurra.
▪️LOOM
Si alguna reunión no pudo llevarse a cabo o prefieres evitarla por algún motivo puedes grabar la pantalla y tu voz para enviarle los avances del proyecto mediante un link.
▪️ WHATSAPP BUSINESS
Para separar tu vida de la laboral te lo recomiendo, puedes determinar horarios, incluir tu logo y pagina web.
👉 https://www.whatsapp.com/business/
GESTIÓN DE TAREAS Y PROYECTOS:
▪️ TRELLO
Gestión de tareas sencilla en formato Kanban. De este modo, creas un tablero para el proyecto, en ellos creas columnas y en cada una, tarjetas. El gestor del proyecto puede añadir etiquetas, prioridades, usuarios, fechas, etc, a cada tarjeta.
Para muchas pequeñas empresas va muy bien. Sin embargo, para proyectos más complejos o empresas más grandes con necesidades muy concretas, quizá se pueda quedar corto.
▪️ ASANA
Podrás gestionar, proyectos, tareas, tener vistas de tablero y calendario, asignar trabajos, controlar fechas de entrega y mucho más.
Además, al ser una aplicación líder está integrada con la mayoría de aplicaciones que ya utilizas, así como con otros servicios como Google Drive, Dropbox y similares. Gratis para equipos de hasta 15 usuarios.
▪️TODOIST
De todas las aplicaciones de gestión de tareas, creo que la más fácil de utilizar es Todoist. Perfecta para freelancers, autónomos y microempresas porque sus prestaciones son muy buenas y no es tan complicada como pueden ser otras soluciones.
Todoist permite, en su versión gratuita, hasta 80 proyectos y 5 personas por proyecto. Las versiones de pago ya incluyen recordatorios, comentarios, adjuntar y compartir archivos.
▪️ MONDAY
Mejora el trabajo en equipo a través de la gestión de flujos de trabajo y comunicación entre las personas del equipo. Ayuda a gestionar calendarios y planes de forma visual e intuitiva.
Ofrece diferentes planes de precios, en función del número de usuarios del equipo de trabajo, pero ningún plan es gratis.
▪️ NOTION
No es exactamente un gestor de tareas, en realidad es mucho más, lo utilizo a diario desde que lo conocí.
Notion te permite escribir textos, listas, checkbox o bullets, y ordenar esta información en tablas, bases de datos, wikis o entradas. Ya sea que te encuentres conectado a internet o no, en desktop o desde el celular, podrás apuntar y organizar todo lo que se te ocurra y colaborar con quienes necesites.
SINCRONIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
DOCUMENTOS:
Estas aplicaciones permiten algo fundamental en el teletrabajo: el acceso, por parte de todos aquellos que lo necesiten, a los distintos archivos y documentos importantes en la empresa.
Para ser efectivos en este teletrabajo, estas aplicaciones deben permitir.
- El acceso con permisos y autorizaciones adecuadas a esos documentos y archivos.
- El trabajo colaborativo que varias personas puedan trabajar dentro de un mismo documento.
ARCHIVOS:
Dentro del apartado de colaboración con archivos, es fundamental:
- Que tengamos esos archivos accesibles y sincronizados en la nube.
- Que tengamos copia de seguridad de esos archivos.
Lo ideal es tener todos los archivos en la nube, de manera segura y sincronizada, para que podamos trabajar en ellos y no haya líos de versiones y adjuntos.
Herramientas y aplicaciones hay muchísimas, cada día más. En Arquido probamos prácticamente todas las que nombramos, y otras que preferimos no nombrar. 😂
Al final tienes que descubrir cuál es la que mejor se adapta a ti y a tu equipo. 🚀
¿Es posible trabajar de forma remota y tener el mismo nivel de innovación y conexión humana que supuestamente solo ocurre en la oficina?
Muchos de los procesos de trabajo actuales se basan en que todos se encuentren en la misma ubicación física.
Por supuesto, esos mismos procesos no funcionarán en un entorno remoto. Requiere nuevos flujos de trabajo y estrategias de gestión, adaptados de forma única a esta nueva forma de trabajar.
Ya veremos con el tiempo qué es lo que sucede. Pero sin dudas el trabajo remoto hoy está avanzando a pasos agigantados.
Espero que sea de utilidad para ti. 😊
El equipo de Arquido
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